Verenigingsdocumenten lezen en beheren
Vind gedeelde reglementen en notulen, bekijk versies of bereid een gecontroleerd concept voor.
Je ziet alleen de onderdelen die bij je rol horen. Je bestuur regelt de toegang tot de vereniging.
Wat heb je vooraf nodig?
Lezen vraagt een actuele toegestane verenigingsrelatie. Een formeel lid zonder tuin of plannerplaats kan verenigingsbrede ledenstukken lezen via het eigen portaal. Bestuursstukken lezen, concepten maken en publiceren hebben afzonderlijke rechten. Alleen bevoegde bewerkers en publiceerders zien concepten.
Zo pak je het aan
Mijn vereniging · Documenten
Zoek een gedeeld document en open de kaart. Bekijk versie kiest een eerdere beschikbare versie. Openen / downloaden opent een bestand; Tekst en versie afdrukken bevat de weergegeven tekst en versie, zonder je privéomgeving. Bijlagen druk je afzonderlijk af.
Desktop · Gedeeld verenigingsdocument met versiekeuze, bijlage en afdrukactie. 
Mobiel · Gedeeld verenigingsdocument met versiekeuze, bijlage en afdrukactie. Document toevoegen · Concept bewaren
Open Documenten in het verenigingsbeheer. Vul een titel en tekst in of voeg een PDF, JPEG, PNG of WebP van maximaal 8 MB toe. Kies de doelgroep en complexen. Bewaren deelt het concept nog niet.
Desktop · Privédocumentconcept met tekst, doelgroep, complexbereik en een PDF-bijlage. 
Mobiel · Privédocumentconcept met tekst, doelgroep, complexbereik en een PDF-bijlage. Concept delen · Nieuwe versie maken
Controleer de huidige conceptversie, bestanden en doelgroep en bevestig bewust. Een nieuwe correctie vraagt een reden; de eerdere gedeelde versie blijft beschikbaar tot de nieuwe versie is gedeeld.
Desktop · Het huidige documentconcept controleren voordat het wordt gedeeld. 
Mobiel · Het huidige documentconcept controleren voordat het wordt gedeeld. Document intrekken
Een bevoegde publiceerder geeft een reden en bevestigt het intrekken. Het document, oude versies en bestanden verdwijnen voor lezers. Bevoegd beheer houdt de historie afzonderlijk terugvindbaar.
Desktop · Gedeeld document met een reden voor intrekken en de bijbehorende actie. 
Mobiel · Gedeeld document met een reden voor intrekken en de bijbehorende actie. Vergadering voorbereiden
Open Vergadering voorbereiden bij Documenten of kies Toevoegen en Vergadering. Vul de vergaderdatum, locatie, agenda en voorstellen in. Concept bewaren deelt nog niets. Controleer de stukken en doelgroep voordat je de agenda bewust deelt.
Desktop · Vergaderconcept met datum, locatie, agenda en voorstellen voor besluiten. 
Mobiel · Vergaderconcept met datum, locatie, agenda en voorstellen voor besluiten. Nieuwe versie maken · Opvolgtaak maken
Gebruik een nieuwe versie voor de vastgestelde notulen en besluiten. Na delen kan een bevoegde taakbeheerder Opvolgtaak maken kiezen. Vul de concrete actie, verantwoordelijke en einddatum in. De taak verwijst naar die gedeelde notulenversie; een latere correctie van het verslag verandert die koppeling niet.
Desktop · Bestuurstaak die naar de gedeelde notulenversie verwijst. 
Mobiel · Bestuurstaak die naar de gedeelde notulenversie verwijst.
Het herkenbare resultaat
Lezers zien alleen beschikbare gedeelde versies voor hun doelgroep en complexbereik.
Wie ziet dit?
Concepten en interne bestuursstukken verschijnen niet in het ledenportaal. Een oude bestandslink geeft geen blijvend leesrecht. Privétuinen worden niet gedeeld.
Als het niet lukt
Een verbindingsfout bewijst niet dat een document is ingetrokken. Controleer de verbinding en probeer opnieuw. Bij onzekere opslag controleer je eerst de vorige handeling. Bij gewijzigde toegang sluit het vorige formulier. Kopieer zo nodig de getoonde gewijzigde tekst; die kopie blijft alleen in deze geopende pagina.